Comment organiser sa soutenance de thèse ?

Vous ne devez initier votre procédure d'organisation de la soutenance uniquement si votre manuscrit est abouti et prêt à être transmis aux rapporteurs 8 semaines avant la soutenance (étape J- 8 semaines)


LA CHRONOLOGIE DE LA SOUTENANCE

ATTENTION : pour les soutenances prévues entre le 1er septembre 2022 et le 31 octobre 2022, les propositions des rapporteurs et membres du jury doivent nous parvenir 14 semaines avant la date de la soutenance (ce délai tient compte de la fermeture administrative de l'Université du 29 juillet au 22 août 2022).
 

Calendrier individuel de soutenance

Pour organiser ces différentes étapes par rapport à votre date de soutenance, le Pôle Doctorat & HDR met à votre disposition un calendrier individuel de soutenance.
En entrant simplement votre date de soutenance, les échéances à respecter vous seront indiquées.



J-10 SEMAINES: PROPOSITION DES RAPPORTEURS ET DU JURY


1. Compléter le tableau Excel de Proposition de rapporteurs et de membres du jury en prenant soin de suivre les consignes et en tenant compte des règles concernant le choix des rapporteurs et la composition du jury.

Pour vous aider, nous vous recommandons d'utiliser la check list.

Choix des rapporteurs : au moins 2 rapporteurs

  • Tous extérieurs à l’Université Claude Bernard LYON 1, à l’école doctorale du doctorant, à toutes Unités de Recherche dont l’Université Claude Bernard LYON 1 est tutelle ainsi qu’à l’entreprise (cas des contrats CIFRE par exemple) dans laquelle est réalisé le travail ;
     
  • Tous habilités à diriger des recherches, Docteur d’Etat, ou, pour les rapporteurs de nationalités étrangères, d’un niveau scientifique équivalent à celui que sanctionne l’H.D.R, vous devrez nous fournir, en même temps que le tableau de proposition, un CV détaillé du rapporteur pressenti (cursus, encadrement le cas échéant, liste complète des publications…) et expliquer la raison de votre choix.


Une dérogation peut être accordée pour les rapporteurs étrangers ayant un autre grade que celui de professeur (grade différent du niveau PR du tableau de comparaison des carriéres des EC de pays étrangers - arrêté du 10 février 2011) mais cette demande doit être très exceptionnelle et motivée.
ATTENTION : l'obtention de cette dérogation ne permet pas de comptabiliser dans le jury le rapporteur comme un professeur ou un personnel assimilé.

Composition du jury

  • Le jury doit être constitué de 4 à 8 personnes;
     
  • Le jury est composé au moins pour moitié de professeurs ou assimilés* (liste des personnels assimilés). Pour les membres du jury de nationalités étrangères le grade équivalent à celui de professeur apparaît dans la partie niveau PR du tableau de comparaison des carriéres des EC de pays étrangers (arrêté du 10 février 2011). Un membre du jury de nationalité étrangère ayant obtenu une dérogation pour être rapporteur du travail de thèse ne peut pas être comptabilisé comme professeur ou personnel assimilé ;
  • Le jury doit comporter au moins un enseignant-chercheur de l’UCBL titulaire de l’HDR (Professeur ou Maître de Conférences avec HDR) autre que le Directeur ou Co-Directeur (décision du CS du 16 juin 2008) ;
     
  • La moitié au moins du jury* doit être composée de personnalités sans lien aucun avec le travail de thèse, extérieures à l’Université Claude Bernard LYON 1 (et à l'Université Partenaire dans le cas des thèses en cotutelle), à l’école doctorale du doctorant, à toutes Unités de Recherche dont l’Université Claude Bernard LYON 1 est tutelle ainsi qu’à l’entreprise (cas des contrats CIFRE) dans laquelle est réalisé le travail ;
     
  • La composition du jury doit permettre une représentation équilibrée des femmes et des hommes.
     

Configurations de jury possibles :

  • 4 membres : 2 hommes – 2 femmes
  • 5 membres : 2 hommes – 3 femmes ou inversement
  • 6 membres : 2 hommes - 4 femmes ou inversement ou 3 hommes – 3 femmes
  • 7 membres : 3 hommes – 4 femmes ou inversement
  • 8 membres : 3 hommes – 5 femmes ou inversement ou 4 hommes – 4 femmes

Le Directeur de thèse est obligatoirement un membre du jury (il signe le PV et le rapport de soutenance mais ne prend pas part aux délibérations et à la décision).

* Pour les jurys dont le nombre de membres est impairs, arrondir à l’unité supérieure :
  • Jury à 5 membres : 50% = 3
  • Jury à 7 membres : 50% = 4

2. Documents complémentaires

Vous souhaitez que votre thèse soit confidentielle

Si vous souhaitez que votre thèse soit confidentielle et/ou que votre soutenance se déroule à huis clos, vous devez


Rappels :
  • Confidentialité du manuscrit de thèse = Aucune diffusion de la thèse, ni sur l'Intranet, ni sur l'Internet jusqu'à la fin du délai de confidentialité accordé par l'établissement.
  • Embargo = Le manuscrit est diffusé uniquement sur l'Intranet. Il sera diffusé sur l'Internet à l'issue de la période demandée par le.la doctorant.e.
Il n'y a pas de procédure particulière à faire auprès du Pôle Doctorat & HDR. Vous devez simplement signaler l'embargo et la durée souhaitée (inférieure à un an) auprès des services de la BU au moment du 1er dépôt de votre manuscrit.


Vous souhaitez faire valoir une reconnaissance de votre mobilité internationale

Pour faire une demande de supplément au diplôme pour la reconnaissance de la mobilité internationale, vous devez :

  • Compléter le formulaire de demande
  • Le transmettre accompagné des pièces demandées par mail en même temps que votre tableau Excel (les thèses en cotutelle ne sont pas concernées par ce dispositif).


3. Envoi par mail de l'ensemble des documents à la gestionnaire en charge de votre Ecole Doctorale au Pôle Doctorat & HDR.

 

J-9 SEMAINES: VALIDATION DES RAPPORTEURS ET DU JURY


1. Faire signer votre Proposition de rapporteurs et de membres du jury, que vous aura transmis votre gestionnaire, par votre directeur de thèse et votre directeur d'Ecole Doctorale
 
2. Déposer en ligne votre manuscrit et votre contrat de diffusion sur le site de la BU :



J-8 SEMAINES: ENVOI À VOTRE GESTIONNAIRE DU PÔLE DOCTORAT & HDR


1. Retourner par mail votre Proposition de Rapporteurs et de membres du jury signée à votre gestionnaire du Pôle Doctorat & HDR accompagnée de :
  • l'attestation de dépôt du manuscrit délivré par la BU
  • des éventuelles demandes de dérogation.

Vous soutenez votre thèse hors locaux Lyon 1

Transmettez à votre gestionnaire un courrier motivité, signé de votre directeur de thèse, indiquant pourquoi vous souhaitez soutenir dans ce lieu.

Vous souhaitez utiliser la visio-conférence

La présence physique de tous les participants dans la salle où se déroule la soutenance est la règle de base.

Rappel : au moins 4 membres présents physiquement pour que la soutenance soit valide. L’usage de la visioconférence constitue une exception à cette règle et n’est envisageable qu’en cas de force majeure et circonstances exceptionnelles.
En tout état de cause la visioconférence ne peut se faire qu’avec une seule destination. A noter que le Président du jury ne peut pas siéger en visioconférence.

> Formulaire de demande de visio-conférence
2. Votre gestionnaire du Pôle Doctorat & HDR écrit à vos rapporteurs pour les avertir de leur désignation et leur signifier la date limite de retour de leur rapport

3. Vous envoyez votre manuscrit aux rapporteurs.

En cas de changement de date de soutenance, veuillez informer immédiatement
votre gestionnaire.


J-4 SEMAINES : RAPPORTS DES RAPPORTEUR


1. Retour des rapports rédigés par les rapporteurs au Pôle Doctorat & HDR

2. Si tous les avis des rapporteurs sont favorables à la soutenance, votre gestionnaire transmet les rapports au Directeur.trice de votre ED pour avis.

3. L’autorisation de soutenir vous est accordée par l’établissement. Votre gestionnaire vous avertira et vous transmettra le formulaire de demande de visioconférence partielle que vous devrez compléter et lui retourner pour obtenir une dérogation.

J-1 SEMAINE : DERNIERE LIGNE DROITE

Votre gestionnaire réalise les dernières formalités administratives : attribution du numéro d'ordre, préparation de l'autorisation de soutenance, publicité de la soutenance sur le site web de l'Université, préparation des documents de soutenance (PV et rapport) qui seront transmis au Directeur ou à la Directrice de thèse, convocation des membres du jury.

 

JOUR J : SOUTENANCE


 

APRES LA SOUTENANCE

1. Le président de votre jury transmet au Pôle doctorat & HDR les documents de soutenance par courrier postal.

2. Votre gestionnaire réalise votre attestation de réussite.

3. Vous devez déposer la version définitive de votre manuscrit via le formulaire, onglet "second dépôt" (au plus tard dans les trois mois qui suivent la soutenance).


Avant de contacter le Pôle Doctorat & HDR, vérifiez si votre question trouve réponse dans la FAQ du doctorat à Lyon 1.