FAQ OSE - Vacataire d'enseignement

Après la création de votre dossier par votre composante, vous recevez un e-mail vous invitant à créer votre mot de passe.

Vous pouvez ensuite accéder à l'application OSE à l'adresse suivante :

https://ose.univ-lyon1.fr/

Lors de votre première connexion :

1. Créez ou réinitialisez votre mot de passe si nécessaire ;
2. Connectez-vous avec votre compte local OSE ;
3. Utilisez comme identifiant l'adresse e-mail renseignée lors de la création de votre dossier

Une fois votre mot de passe créé, vous pouvez vous connecter à OSE pour :

• Compléter vos données personnelles ;
• Déposer vos pièces justificatives ;
• Consulter votre contrat ;
• Déclarer vos heures d'enseignement ;
• Suivre vos paiements.

Quand contacter ma composante ou le support ?

• Si vous n'avez reçu aucun message alors que votre recrutement a été confirmé.
• Si vous ne parvenez pas à créer votre mot de passe ;
• Si vous ne pouvez pas vous connecter à OSE malgré plusieurs tentatives

Vous pouvez suivre l'avancement de votre dossier directement dans OSE grâce à votre feuille de route. Celle-ci vous permet de visualiser les différentes étapes de votre dossier :

• Données personnelles ;
• Pièces justificatives ;
• Contrat / avenant ;
• Enseignements prévisionnels ;
• Enseignements réalisés ;
• Mises en paiement.

Au fur et à mesure du traitement de votre dossier, les différentes rubriques sont mises à jour pour vous indiquer les actions à réaliser ou les étapes déjà validées.

 Lorsqu'une rubrique apparaît en grisé, cela signifie généralement qu'elle n'est pas encore accessible. Certaines étapes se débloquent progressivement au fur et à mesure de l'avancement de votre dossier. Par exemple, le module « Pièces justificatives » ne devient accessible qu’après que la saisie de vos données personnelles ait été faite.

Besoin d'aide ?

Pour en savoir plus sur le suivi de votre dossier administratif, consultez le support « Guide OSE - Vacataire d’enseignement », notamment :

• Page 4 : Feuille de route du vacataire ;
• Page 4  : Exemple de module grisé (non accessible) ;
• Page 9 : Signature du contrat

Votre dossier est considéré comme suffisamment avancé pour permettre la préparation du contrat lorsque les étapes suivantes ont été validées :

• Vos données personnelles ;
• Vos pièces justificatives ;
• Vos enseignements prévisionnels.

Vous pouvez vérifier l'état de ces différentes étapes depuis votre feuille de route OSE. Les modules complétés et validés sont mis à jour au fur et à mesure des contrôles réalisés par votre composante.

Lorsque ces trois éléments sont validés, le module « Contrat / Avenant » devient accessible et la DRH peut préparer votre contrat.

Quand contacter ma composante ou support ?

• Vous avez complété toutes les informations demandées mais certaines étapes restent bloquées ;
• Vous ne savez pas quels éléments sont encore attendus ;
• Vous constatez une anomalie dans le suivi de votre dossier.

Besoin d'aide ?

Pour visualiser les étapes de validation du dossier, consultez le support « Guide OSE - Vacataire d’enseignement », notamment :

Page 4 : Feuille de route du vacataire

Oui. En tant que vacataire, vous disposez du rôle "Intervenant". Vous avez accès à votre dossier personnel, à vos données administratives, à vos pièces justificatives et à vos heures d'enseignement. Les fonctionnalités de gestion des dossiers sont réservées aux personnels habilités de l'université.

La création et la réinitialisation du mot de passe OSE nécessitent :

• Une adresse e-mail valide ;
• Un numéro de téléphone portable valide ;
• La réception d'un code de vérification par SMS.

Vérifiez :

• L’adresse e-mail renseignée dans votre dossier ;
• Votre dossier "Courriers indésirables" ;
• Votre numéro de téléphone portable ;
• La bonne réception des SMS sur votre téléphone.

Vous pouvez également utiliser directement le formulaire officiel de création ou de réinitialisation du mot de passe :

https://formulaires.demarches.univ-lyon1.fr/ose/mot-de-passe/

Après avoir créé ou réinitialisé votre mot de passe, vous pourrez vous connecter à OSE avec votre adresse e-mail et votre compte local OSE.

Quand contacter ma composante ou le support ?

• Si vous ne recevez ni e-mail ni SMS ;
• Si votre numéro de téléphone a changé ;
• Si votre adresse e-mail est incorrecte ou a changé ;
• Si la procédure de réinitialisation échoue.

Les vacataires se connectent avec un compte local OSE (sauf les personnels Lyon 1 demandant un cumul d’activité).

Votre identifiant correspond à l'adresse e-mail renseignée lors de la création de votre dossier. Le bouton « CAS Lyon 1 » est plutôt destiné aux personnels de l'université disposant d'un compte institutionnel.

Quand contacter ma composante ou le support ?

• Vous ne savez pas quel type de compte utiliser pour la connexion ;
• Votre adresse e-mail n'est pas reconnue ;
• Vous ne parvenez pas à vous connecter malgré la réinitialisation de votre mot de passe.

Utilisez le formulaire officiel :

https://formulaires.demarches.univ-lyon1.fr/ose/mot-de-passe/

 Cette procédure vous permet de créer ou de réinitialiser votre mot de passe en toute autonomie. Un code de vérification vous sera envoyé par SMS afin de sécuriser l'opération.

Une fois votre mot de passe réinitialisé, vous pourrez vous reconnecter à OSE avec votre adresse e-mail et votre nouveau mot de passe.

Quand contacter ma composante ou le support ?

• Vous ne recevez pas le SMS de vérification ;
• Votre numéro de téléphone a changé ;
• L’adresse e-mail associée à votre compte est incorrecte ;
• Vous ne parvenez pas à finaliser la procédure de réinitialisation

En cas de non-réception de l’e-mail d’activation, il convient de :

1. Vérifier l’adresse e-mail renseignée dans la fiche « Intervenant » de OSE;
2. Consulter mon dossier de courriers indésirables (spams) ;
3. Réinitialiser le mot de passe : https://formulaires.demarches.univ-lyon1.fr/ose/mot-de-passe/

Oui.

Le numéro de téléphone mobile est indispensable pour recevoir les codes de sécurité nécessaires à la gestion de votre mot de passe OSE.

Une fois connecté.e à OSE, vous devez :

1. Renseigner vos données personnelles ;
2. Déposer vos pièces justificatives ;
3. Renseigner ou vérifier vos enseignements prévisionnels selon l'organisation de votre composante.

Votre dossier sera ensuite contrôlé par la composante avant la préparation du contrat.

Pour suivre l'avancement de votre dossier, les différentes étapes apparaissent dans votre feuille de route OSE. Les rubriques complétées et validées sont mises à jour au fur et à mesure du traitement de votre dossier.

Besoin d'aide ?

Pour visualiser les étapes de validation du dossier, consultez le support « Guide OSE - Vacataire d’enseignement », notamment :

Pages 2 à 9 : partie 1 CREATION DU DOSSIER ADMINISTRATIF

Si votre dossier est déjà validé, vous ne pouvez plus modifier directement cette information.

Contactez votre composante qui pourra rouvrir la partie concernée du dossier afin d’effectuer la mise à jour.

Contactez votre composante afin qu'elle mette à jour votre dossier.

Après validation de la modification, un message sera envoyé sur votre nouvelle adresse e-mail. Il faudra alors venir réinitialiser votre mot de passe, pour le rattacher à cette nouvelle adresse dans le compte.

Utilisez le formulaire officiel :

https://formulaires.demarches.univ-lyon1.fr/ose/mot-de-passe/

Lorsque certaines informations ont déjà été validées, elles ne sont plus modifiables directement.

Votre composante devra rouvrir la rubrique concernée.

Si votre employeur principal est situé à l'étranger et qu'il n'apparaît pas dans la liste proposée dans OSE, vous pouvez :

• Sélectionner « EMPLOYEUR ETRANGER - EMPLOYEUR ETRANGER () » ;
• Ou sélectionner « Employeur non présent dans la liste - Employeur non présent dans la liste () ».

Cette solution permet de poursuivre la saisie de votre dossier lorsque l'employeur n'est pas référencé dans OSE.

Si vous rencontrez une difficulté pour finaliser votre dossier, contactez votre gestionnaire ou votre composante afin qu'ils vous accompagnent dans la saisie des informations attendues.

Le recruteur est la personne ou le service qui assure la création et le suivi de votre dossier.

Selon l'organisation de votre composante, il peut s'agir :

• D’un enseignant ;
• D’un responsable pédagogique ;
• D’un gestionnaire ;
• D’un responsable administratif.

La préparation du contrat intervient après les validations effectuées par la composante puis par la DRH.

Un délai de traitement peut être nécessaire. Vous pouvez éventuellement contacter votre composante pour savoir si elle a bien validé les informations requises dans votre dossier et vérifier qu’il n’est pas bloqué.

OSE est un outil commun à l'Université Lyon 1, mais chaque composante peut organiser différemment certaines étapes du recrutement des vacataires et chaque statut d’intervenant diffère. Ces différences d'organisation sont normales et n'ont pas d'incidence sur le traitement de votre dossier. En cas de doute, suivez les consignes communiquées par votre composante.

Oui.

Chaque établissement possède sa propre instance OSE. Vous devez disposer d'un compte spécifique à Lyon 1 et créer un dossier administratif par année universitaire.

Oui.

Le contrat de vacation étant d’une durée d’un an maximum, un nouveau dossier intervenant doit être créé dans OSE pour chaque nouvelle année universitaire. Cette opération est réalisée par votre composante lors de votre recrutement.

Même si vous êtes déjà intervenu à l'Université Lyon 1 les années précédentes, un nouveau dossier est nécessaire pour l'année universitaire concernée.
 

Quand contacter ma composante ?

• Vous êtes rerecruté.e cette année et vous ne voyez aucun dossier dans OSE ;
• Vous pensez qu'un nouveau dossier n'a pas été créé pour l'année universitaire en cours.

Non.

Un intervenant ne peut disposer que d'un seul dossier OSE par année universitaire. Si vous intervenez pour plusieurs composantes, les informations sont gérées dans le même dossier où chaque composante alimente le nombre d’heures prévues ou réalisées.

Une fois connecté à OSE, accédez au module « Pièces justificatives » depuis votre feuille de route.

Les documents demandés s'affichent directement dans ce module et varient selon votre situation professionnelle (agent public, salarié du secteur privé, doctorant, retraité, profession libérale, dirigeant d'entreprise, etc.).

Veillez à déposer l'ensemble des pièces demandées afin de permettre l'instruction de votre dossier et la préparation de votre contrat.

Après leur dépôt dans OSE (ne pas oublier d’enregistrer en bas de chaque page !), vos pièces justificatives sont vérifiées puis validées par votre composante. Cette étape fait partie des validations nécessaires à la préparation de votre contrat.

Vous pouvez suivre l'avancement de votre dossier depuis votre feuille de route OSE. Lorsque les données personnelles, les pièces justificatives et les enseignements prévisionnels ont été validés, le module « Contrat / Avenant » devient accessible et la DRH peut alors préparer votre contrat.

Quand contacter ma composante ?

• Vous avez déposé l'ensemble des pièces demandées depuis plusieurs jours ;
• Vous avez un doute sur la complétude de votre dossier ;
• Aucune évolution n'apparaît dans votre feuille de route.

Avant de contacter votre composante :

• Vérifiez que le document est lisible ;
• Vérifiez que le fichier est complet ;
• Vérifiez que vous avez sélectionné le bon type de justificatif ;
• Assurez-vous que le document correspond bien à la pièce demandée.

Si le problème persiste, contactez votre composante en précisant la pièce concernée et, si possible, en joignant une capture d'écran du message rencontré.

Quand contacter ma composante ?

• Vous avez renseigné toutes les informations demandées depuis plusieurs jours ;
• Aucune évolution n'apparaît dans votre feuille de route ;
• Vous ne savez pas si une action est encore attendue de votre part.

Votre dossier est considéré comme suffisamment avancé pour permettre la préparation du contrat lorsque les éléments suivants ont été validés :

• Vos données personnelles ;
• Vos pièces justificatives ;
• Vos enseignements prévisionnels.

Lorsque ces trois éléments sont validés, le module « Contrat / Avenant » se débloque et la DRH peut prendre le relais pour créer votre contrat.

Besoin d'aide ?

Pour visualiser les étapes de validation du dossier, consultez le support « Guide OSE - Vacataire d’enseignement », notamment page 8.

Votre contrat peut être préparé lorsque :

• Vos données personnelles sont validées ;
• Vos pièces justificatives sont validées ;
• Vos enseignements prévisionnels sont validés.

Une fois ces étapes réalisées, la Direction des Ressources Humaines (DRH) prend le relais pour produire votre contrat.

Oui, cela peut être normal.

La création du contrat intervient uniquement après la validation de votre dossier par la composante puis après le traitement réalisé par la DRH.

Même si vous avez terminé votre saisie dans OSE, un délai de traitement peut être nécessaire avant l'apparition du contrat dans votre dossier.

Quand contacter ma composante ou le support ?

• Votre dossier est validé mais aucun contrat n'apparaît après un délai inhabituellement long ;
• Vous pensez qu'une étape de validation est bloquée.

Votre contrat doit être établi et signé avant le début de vos enseignements.

Si vous avez un doute concernant votre situation, rapprochez-vous de votre composante avant de commencer votre intervention afin de vérifier que l'ensemble des démarches nécessaires a bien été réalisé.

Besoin d'aide ?

Pour visualiser les étapes du contrat, consultez le support « Guide OSE - Vacataire d’enseignement  », notamment l’ETAPE 4 - Je signe mon contrat/mon avenant page 9.

Lors de votre recrutement, votre situation professionnelle détermine votre statut de vacataire. Par exemple, vous pouvez être :

• Agent public ;
• Salarié du secteur privé ;
• Doctorant ;
• Retraité ;
• Dirigeant d'entreprise ;
• Travailleur indépendant ;
• Profession libérale.

Si vous ne savez pas dans quelle catégorie vous vous situez, contactez votre composante avant de déposer vos pièces justificatives. Elle pourra vous orienter vers le statut correspondant à votre situation.

Besoin d'aide ?

Consultez la Liste des pièces justificatives à préparer en fonction de ma situation

Non.

Les personnels BIATSS déjà connus dans le système d'information disposent d'un parcours simplifié et n'ont pas à créer un second dossier pour la même année universitaire. Les heures prévisionnelles doivent être saisies dans ce dossier existant. Les pièces justificatives doivent être déposées dans OSE afin de permettre la déclaration et la mise en paiement des heures réalisées.

Signalez cette situation à votre composante dès que possible.

Elle effectuera les démarches nécessaires auprès des services compétents afin d'anticiper vos accès.

Vous pouvez déclarer vos heures réalisées une fois que votre contrat a été signé et déposé dans OSE. À partir de ce moment, le menu permettant la saisie des heures réalisées devient accessible.

Les heures réalisées correspondent aux heures d'enseignement effectivement effectuées. Elles doivent être renseignées dans OSE afin d'être vérifiées puis validées par votre composante avant leur mise en paiement.

Quand contacter ma composante ?

• Votre contrat est signé mais vous ne pouvez pas accéder à la saisie des heures réalisées ;
• Vous rencontrez une difficulté pour déclarer vos heures

Pour pouvoir déclarer vos heures réalisées, il faut obligatoirement que votre contrat soit signé et déposé dans OSE. Vous aurez alors accès au menu « j’accède au enseignements réalisés ». A ce moment-là, vous pourrez déclarer les heures que vous avez effectivement réalisées en suivant la procédure ci-dessous :

1. Connectez-vous à OSE ;
2. Accédez au menu « j’accède au enseignements réalisés » ;
3. Sélectionnez l'enseignement concerné ;
4. Saisissez le nombre d'heures réalisées ;
5. Enregistrez votre saisie.

Vous pouvez effectuer une seule déclaration à la fin de votre enseignement ou plusieurs déclarations au cours de l'année universitaire.

Pour obtenir des explications détaillées sur la déclaration de vos heures réalisées, vous pouvez consulter le support de formation « Accueillir un vacataire d'enseignement », notamment les diapositives 26 à 30, qui présentent le fonctionnement des enseignements réalisés, leur validation et leur mise en paiement dans OSE.

Dans OSE, le menu de visualisation des mises en paiement vous permet de consulter :

• Les heures réalisées ;
• Les demandes de paiement effectuées ;
• Les heures déjà payées ;
• Le mois de paie correspondant.

Pour obtenir des explications détaillées sur le suivi des rémunérations et des mises en paiement, vous pouvez consulter le support « Guide OSE - Vacataire d’enseignement », notamment la PARTIE 2 | SUIVI DES HEURES D’ENSEIGNEMENT page 10.

Avant de contacter le support :

• Actualisez votre navigateur ;
• Fermez puis reconnectez-vous à OSE ;

Si le problème persiste, réalisez une capture d'écran, indiquez un scénario de reproduction et tout élément de contexte avant l'erreur.

Ces messages correspondent à une anomalie technique nécessitant une analyse par le support.

Pour faciliter le traitement de votre demande, transmettez :

• Une capture d'écran complète ;
• Un scénario de reproduction ;
• L’étape concernée ;

Toute information utile d’élément de contexte.

Ce message indique généralement qu'aucune adresse e-mail n'est transmise à OSE lors de votre authentification. Cette situation peut empêcher l'accès à votre dossier.

Avant de contacter votre composante ou le support OSE :

• Vérifiez que vous utilisez le mode de connexion adapté à votre situation ;
• Vérifiez si le problème se reproduit après une nouvelle tentative de connexion ;
• Effectuez une capture d'écran du message d'erreur affiché.

Cette capture d'écran permettra d'accélérer les vérifications et le diagnostic de l'incident.

Quand contacter ma composante ou le support OSE ?

• Le message apparaît à chaque tentative de connexion ;
• Vous ne parvenez plus à accéder à OSE ;
• Vous ne savez pas quel mode de connexion utiliser ;

Le problème persiste malgré plusieurs tentatives

Contactez en priorité votre composante ou votre gestionnaire.

Si la situation nécessite une analyse complémentaire, vous pouvez être orienté vers l'assistance OSE ou ouvrir un ticket sur le support informatique GLPI.