Connaissez-vous la Cellule congrès de l’UCBL ?

Dans le cadre des missions de diffusion et de partage des savoirs, la Cellule Congrès de l’Université Claude Bernard Lyon 1 propose ses services et un accompagnement de proximité pour l’organisation d’événements scientifiques nationaux ou internationaux depuis 20 ans.

Lieu

Campus LyonTech-la Doua

Quel est son rôle ?

En guidant les porteurs de projets dans la réalisation de leurs événements, qu’ils aient lieu dans les locaux universitaires ou dans d’autres espaces événementiels, l’équipe de la Cellule Congrès met à disposition son savoir-faire et ses compétences, en offrant une gamme de prestation complète et adaptée à tous les besoins.

Sa vocation principale est de décharger les enseignants chercheurs des tâches liées à l’organisation d’un congrès ou colloque (réservations, inscriptions, hébergements et transports, repas, accueil, etc...) avec pour missions principales de veiller à la réussite du congrès, de soutenir sa visibilité, de garantir sa viabilité financière et d’offrir un accueil de qualité aux membres de la communauté.

Cette année, 22 événements vont être organisés par la cellule.

Pour qui ?

Les laboratoires et composantes de l’Université
Corps enseignants et formateurs de l’Université ou non
Les établissements de santé
Les sociétés savantes

Qui la compose ?

Elle est composée d’une nouvelle responsable, Sandrine LAGRÉE, arrivée en novembre 2023, de 2 cheffes de projets événementiels, Camille REZRAZI-ROPOSTE et Marie LÉCRIVAIN, de 2 chargés de communication, Fabien BAUDIER et Katarzyna SZYMANSKI. Katlyne FAUCHER, rattachée au PGF Doua, gère toute la partie comptable de la cellule.

Pourquoi ses prestations sont-elles rémunérées ?

La cellule s’est dotée d’un modèle économique lui permettant de recruter des personnels qualifiés, experts dans l’organisation de congrès. Ce modèle repose sur une contribution des organisateurs qui est essentielle pour assurer la pérennité et la soutenabilité du service proposé en finançant une grande partie des coûts de fonctionnement de la cellule.

Comment fonctionne-t-elle ?

En 2024, les frais de gestion pour l’organisation d’un événement de recherche s’élèvent à 20 % des recettes ou 19,4 % pour les journées relevant d’une activité de formation continue. La moitié des bénéfices est reversée aux porteurs de projet.

Comment sont contractualisés les événements entre la cellule et le porteur de projet ?

Très simplement, une procédure interne est signée avec les laboratoires ou composantes de l’UCBL et une convention avec les partenaires externes afin de cadrer l’ensemble des conditions des prestations.

Venez rencontrer les membres de l’équipe pour discuter de vos projets !

Télécharger la plaquette de présentation des prestations de la cellule congrès

Attention à votre rétroplanning :

Plus l’événement est rayonnant, plus il demande un travail conséquent en matière d’organisation. La cellule vous invite à prendre contact avec elle au plus tôt et si possible dès à présent pour les congrès à organiser en 2025 et 2026.

Contact

Sandrine LAGRÉE