Comment organiser sa soutenance de thèse ?

Vous ne devez initier votre procédure d'organisation de la soutenance uniquement :

- si votre manuscrit est abouti et prêt à être transmis aux rapporteurs 8 semaines avant la soutenance (étape J- 8 semaines)

- Si vous avez arrêté une date de soutenance

LA CHRONOLOGIE DE LA SOUTENANCE

Pour organiser ces différentes étapes par rapport à votre date de soutenance, le Pôle Doctorat & HDR met à votre disposition un calendrier individuel de soutenance.

En entrant simplement votre date de soutenance, les échéances à respecter vous seront indiquées.

► J-10 SEMAINES: PROPOSITION DES RAPPORTEURS ET DU JURY

• Tous extérieurs à l’Université Claude Bernard LYON 1, à l’école doctorale du doctorant, à toutes Unités de Recherche dont l’Université Claude Bernard LYON 1 est tutelle ainsi qu’à l’entreprise (cas des contrats CIFRE par exemple) dans laquelle est réalisé le travail. Les membres du CSI ne peuvent pas être rapporteurs.
   
• Tous habilités à diriger des recherches, Docteur d’Etat, ou, pour les rapporteurs de nationalités étrangères, d’un niveau scientifique équivalent à celui que sanctionne l’H.D.R, vous devrez nous fournir, en même temps que le tableau de proposition, un CV détaillé du rapporteur pressenti (cursus, encadrement le cas échéant, liste complète des publications…) et expliquer la raison de votre choix.

Une dérogation peut être accordée pour les rapporteurs exerçant à étranger ayant un autre grade que celui de professeur (grade différent du niveau PR du tableau de comparaison des carriéres des EC de pays étrangers - arrêté du 10 février 2011) mais cette demande doit être très exceptionnelle et motivée.
ATTENTION : l'obtention de cette dérogation ne permet pas de comptabiliser dans le jury le rapporteur comme un professeur ou un personnel assimilé.

• Le jury doit être constitué de 4 à 8 personnes;
   
• Le jury est composé au moins pour moitié de professeurs ou assimilés* (liste des personnels assimilés). Pour les membres du jury exerçant à l'étranger ayant le grade équivalent à celui de professeur apparaît dans la partie niveau PR du tableau de comparaison des carriéres des EC de pays étrangers (arrêté du 10 février 2011). Un membre du jury exerçant à l'étranger ayant obtenu une dérogation pour être rapporteur du travail de thèse ne peut pas être comptabilisé comme professeur ou personnel assimilé ;

• Le jury doit comporter au moins un enseignant-chercheur de l’UCBL titulaire de l’HDR (Professeur ou Maître de Conférences avec HDR) autre que le Directeur ou Co-Directeur (décision du CS du 16 juin 2008) ;

• La moitié au moins du jury* doit être composée de personnalités sans lien aucun avec le travail de thèse, extérieures à l’Université Claude Bernard LYON 1 (et à l'Université Partenaire dans le cas des thèses en cotutelle), à l’école doctorale du doctorant, à toutes Unités de Recherche dont l’Université Claude Bernard LYON 1 est tutelle ainsi qu’à l’entreprise (cas des contrats CIFRE) dans laquelle est réalisé le travail. Les membres du CSI ne peuvent pas être considérés comme des membres extérieurs.

• La composition du jury doit permettre une représentation équilibrée des femmes et des hommes.
   

Configurations de jury possibles :

• 4 membres : 2 hommes – 2 femmes
• 5 membres : 2 hommes – 3 femmes ou inversement
• 6 membres : 2 hommes - 4 femmes ou inversement ou 3 hommes – 3 femmes
• 7 membres : 3 hommes – 4 femmes ou inversement
• 8 membres : 3 hommes – 5 femmes ou inversement ou 4 hommes – 4 femmes

Le Directeur de thèse est obligatoirement un membre du jury (il signe le PV et le rapport de soutenance mais ne prend pas part aux délibérations et à la décision).

* Pour les jurys dont le nombre de membres est impairs, arrondir à l’unité supérieure :

• Jury à 5 membres : 50% = 3
• Jury à 7 membres : 50% = 4

2. Documents complémentaires

Si vous souhaitez que votre thèse soit confidentielle et/ou que votre soutenance se déroule à huis clos, vous devez

• compléter le formulaire de demande de confidentialité
• joindre un courrier motivé et signé par votre Directeur de thèse
• transmettre le tout par mail en même temps que votre proposition des rapporteurs et des membres du jury.

Rappels :

• Confidentialité du manuscrit de thèse = Aucune diffusion de la thèse, ni sur l'Intranet, ni sur l'Internet jusqu'à la fin du délai de confidentialité accordé par l'établissement.
• Embargo = Le manuscrit est diffusé uniquement sur l'Intranet. Il sera diffusé sur l'Internet à l'issue de la période demandée par le.la doctorant.e.

Il n'y a pas de procédure particulière à faire auprès du Pôle Doctorat & HDR. Vous devez simplement signaler l'embargo et la durée souhaitée (inférieure à un an) auprès des services de la BU au moment du 1er dépôt de votre manuscrit.

Pour faire une demande de supplément au diplôme pour la reconnaissance de la mobilité internationale, vous devez :

• Compléter le formulaire de demande
• Le transmettre accompagné des pièces demandées par mail en même temps que votre tableau Excel (les thèses en cotutelle ne sont pas concernées par ce dispositif).

3. Envoi par mail de l'ensemble des documents à la gestionnaire en charge de votre Ecole Doctorale au Pôle Doctorat & HDR.

Virginie BEAUDOING :  BMIC, EPIC, NSCo, PHAST, SEG
virginie.beaudoing@univ-lyon1.fr - 04.72.43.27.45

Fabienne MACRO :  CHIMIE, EEA, InfoMaths
fabienne.macro@univ-lyon1.fr - 04.72.43.27.46

Odile MULET-MARQUIS :  EDISS, E2M2, MATERIAUX, MEGA
Odile.mulet-marquis@univ-lyon1.fr - 04.72.44.79.30
 

► J-9 SEMAINES: VALIDATION DES RAPPORTEURS ET DU JURY

1. Faire signer votre Proposition de rapporteurs et de membres du jury, que vous aura transmis votre gestionnaire, par votre directeur de thèse et votre directeur d'Ecole Doctorale
 
2. Déposer en ligne votre manuscrit et votre contrat de diffusion sur le site de la BU :

• Accéder aux pages sur la procédure de dépôt
• Accéder au formulaire de dépôt (attention, il est indispensable de vous prémunir de vos identifiants étudiant (ex : p1XXXXX))

► J-8 SEMAINES: ENVOI À VOTRE GESTIONNAIRE DU PÔLE DOCTORAT & HDR

1. Retourner par mail votre Proposition de Rapporteurs et de membres du jury signée à votre gestionnaire du Pôle Doctorat & HDR accompagnée de :

• l'attestation de dépôt du manuscrit délivré par la BU
• des éventuelles demandes de dérogation.

Transmettez à votre gestionnaire le formulaire

La présence physique de tous les participants dans la salle où se déroule la soutenance est la règle de base.

Rappel : au moins 4 membres présents physiquement (sur les 4 membres doivent être présents obligatoirement : le Président du jury, le Directeur de thèse et un membre du jury extérieur) pour que la soutenance soit valide. L’usage de la visioconférence constitue une exception à cette règle et n’est envisageable qu’en cas de force majeure et circonstances exceptionnelles.
A noter que le Président du jury ne peut pas siéger en visioconférence.

> Formulaire de demande de visio-conférence

2. Votre gestionnaire du Pôle Doctorat & HDR écrit à vos rapporteurs pour les avertir de leur désignation et leur signifier la date limite de retour de leur rapport

3. Vous envoyez votre manuscrit aux rapporteurs.

En cas de changement de date de soutenance, veuillez informer immédiatement
votre gestionnaire.

► J-4 SEMAINES : RAPPORTS DES RAPPORTEUR

1. Retour des rapports rédigés par les rapporteurs au Pôle Doctorat & HDR, votre gestionnaire transmet les rapports au Directeur.trice de votre ED pour avis.

2. L’autorisation de soutenir vous est accordée par l’établissement. Votre gestionnaire vous envoie votre notification d'autorisation de soutenance signée par le Président et vous attribue le numéro d'ordre.

► J-1 SEMAINE : DERNIERE LIGNE DROITE

Votre gestionnaire réalise les dernières formalités administratives : Publicité de la soutenance sur le site web de l'Université, envoi des documents de soutenance (PV et rapport) au Directeur ou à la Directrice de thèse, convocation des membres du jury.

 

► JOUR J : SOUTENANCE

A l'issue de la soutenance, si vous êtes admis.e, vous devez prêter serment devant vos pairs.
Texte du serment du docteur

 

► APRES LA SOUTENANCE

1. Le président de votre jury ou votre directeur de thèse transmet au Pôle doctorat & HDR les documents de soutenance par courrier postal.

2. Votre gestionnaire réalise votre attestation de réussite.

3. Vous devez déposer la version définitive de votre manuscrit via le formulaire, onglet "second dépôt" (au plus tard dans les trois mois qui suivent la soutenance).