Comment organiser sa soutenance de thèse ?

Fermeture administrative de l'Université Lyon 1
du vendredi 26 juillet 2024 au soir au lundi 19 août 2024 au matin.

Aucune soutenance de thèse ne peut avoir lieu
du 29 juillet au 30 août 2024 inclus.


 
ATTENTION : POUR LES SOUTENANCES DE SEPTEMBRE ET OCTOBRE, IL CONVIENT D'AJOUTER 4 SEMAINES A TOUTES LES ETAPES DE LA SOUTENANCE (exemple J-12 semaines devient J-16 semaines)
VOIR CI-DESSOUS "LA CHRONOLOGIE DE LA SOUTENANCE"    


LA CHRONOLOGIE DE LA SOUTENANCE



J-12 SEMAINES AVANT LA SOUTENANCE :
 

- Démarrez l’inscription pédagogique dans ADUM - Votre espace personnel : procédures « je souhaite demander ma réinscription »
- Vérifiez auprès de votre Ecole Doctorale que vous disposez de tous les prérequis nécessaires pour soutenir,
- Finalisez votre manuscrit,
- Fixez une date de soutenance ferme.



J-10 SEMAINES AVANT LA SOUTENANCE : PROPOSITION DES RAPPORTEURS ET DU JURY


1 - Connectez-vous dans ADUM et complétez avec précision et soin les différents onglets.

Pour vous aider, nous vous recommandons d'utiliser le tutoriel qui vous guidera pas-à-pas pour compléter tous les onglets ADUM ainsi que la check list pour vérifier que votre jury est conforme à la réglementation.

Choix des rapporteurs : au moins 2 rapporteurs

Vous devrez déposer dans ADUM pour chacun des rapporteurs pressentis un CV détaillé indiquant leur n°ORCID + cursus (date d’obtention de l’HDR), encadrement le cas échéant, liste complète des publications

· 2 ou 3 rapporteurs selon les recommandations de l’école doctorale

· Tous extérieurs à l’Université Claude Bernard LYON 1, à l’école doctorale du doctorant, à toutes Unités de Recherche dont l’Université Claude Bernard LYON 1 est tutelle, à l’entreprise (cas des contrats CIFRE par exemple) dans laquelle est réalisé le travail et sans lien avec l'équipe encadrante du doctorant. Les membres du CSI ne peuvent pas être rapporteurs.

· Tous habilités à diriger des recherches ou Docteur d’Etat. Les rapporteurs exerçant à l'étranger, doivent avoir un niveau scientifique équivalent à celui que sanctionne l’H.D.R

Une dérogation peut être accordée pour les rapporteurs exerçant à étranger ayant un autre grade que celui de professeur (grade différent du niveau PR du tableau de comparaison des carriéres des EC de pays étrangers - arrêté du 10 février 2011) mais cette demande doit être TRES EXCEPTIONNELLE ET MOTIVEE - Vous devrez déposer dans ADUM en plus du CV détaillé du rapporteur, un courrier motivant votre choix. ATTENTION : l'obtention de cette dérogation ne permet pas de comptabiliser dans le jury le rapporteur comme un professeur ou un personnel assimilé.

Composition du jury

  • Le jury doit être constitué de 4 à 8 personnes;

  • Le jury est composé au moins pour moitié de professeurs ou assimilés* (liste des personnels assimilés). Pour les membres du jury exerçant à l'étranger se référer à la partie "niveau PR" du tableau de comparaison des carriéres des EC de pays étrangers (arrêté du 10 février 2011). Un membre du jury exerçant à l'étranger ayant obtenu une dérogation pour être rapporteur du travail de thèse ne peut pas être comptabilisé comme professeur ou personnel assimilé ;
  • Le jury doit comporter au moins un enseignant-chercheur employé par l'Université LYON 1 titulaire de l’HDR (Professeur des Universités ou Maître de Conférences avec HDR) autre que le Directeur, Co-Directeur ou Co-encadrant (décision du CS du 16 juin 2008) ;
  • La moitié au moins du jury* doit être composée de personnalités sans lien aucun avec le travail de thèse (pas de publications communes ou de collaborations diverses..), extérieures à l’Université Claude Bernard LYON 1 (et à l'Université Partenaire dans le cas des thèses en cotutelle), à l’école doctorale du doctorant, à toutes Unités de Recherche dont l’Université Claude Bernard LYON 1 est tutelle ainsi qu’à l’entreprise (cas des contrats CIFRE ou contrats doctoraux de droit privé) dans laquelle est réalisé le travail et sans lien avec l'équipe encadrante du doctorant. Les membres du CSI ne peuvent pas être considérés comme des membres extérieurs.
Vous devez fournir pour chacun de ces membres du jury extérieurs à l’Université Lyon 1 un CV détaillé  (indiquer leur n°ORCID + cursus, encadrement le cas échéant, liste complète des publications…)
  • La composition du jury doit permettre une représentation équilibrée des femmes et des hommes.
     

Configurations de jury possibles :

  • 4 membres : 2 hommes – 2 femmes
  • 5 membres : 2 hommes – 3 femmes ou inversement
  • 6 membres : 2 hommes - 4 femmes ou inversement ou 3 hommes – 3 femmes
  • 7 membres : 3 hommes – 4 femmes ou inversement
  • 8 membres : 3 hommes – 5 femmes ou inversement ou 4 hommes – 4 femmes

Le Directeur de thèse est obligatoirement un membre du jury cependant, il ne signe pas le PV et le rapport de soutenance et ne prend pas part aux délibérations et à la décision.

* Pour les jurys dont le nombre de membres est impair, arrondir à l’unité supérieure :
  • Jury à 5 membres : 50% = 3
  • Jury à 7 membres : 50% = 4

2 - Déposez le fichier électronique du manuscrit sur ADUM (cette version PDF sera transmise à vos rapporteurs) ou au plus tard 8 semaines* avant la date de votre soutenance (dans ce cas déposez une page blanche dans ADUM)
 

*CALCUL DE LA DATE LIMITE DE DEPOT DU MANUSCRIT
Soutenances prévues de novembre à Août = date de soutenance – 8 semaines (56 jours)
ex: Vous soutenez le 15 novembre vous devez déposer au plus tard votre manuscrit le 20 septembre

Soutenances prévues en septembre et octobre = date de soutenance – 12 semaines (84 jours)
ex: Vous soutenez le 15 septembre vous devez déposer au plus tard votre manuscrit le 23 juin


3 - Déposez dans l'espace de dépôt tous les documents complémentaires :

  • Les CV de tous les membres extérieurs à l’Université Lyon 1 y compris les rapporteurs,

Les différentes dérogations:
 

a) Vous souhaitez que votre thèse soit confidentielle et/ou votre soutenance à huis clos :

- Joigniez un courrier motivé et signé par votre Directeur de thèse
- Déposez sur la plateforme ADUM les documents en même temps que les autres dérogations.
 
RAPPEL :
Confidentialité du manuscrit de thèse = Aucune diffusion de la thèse, ni sur l'Intranet, ni sur l'Internet jusqu'à la fin du délai de confidentialité accordé par l'établissement.
Embargo = Le manuscrit est diffusé uniquement sur l'Intranet. Il sera diffusé sur l'Internet à l'issue de la période demandée
 
Pour les soutenances de thèse à Huis clos : un engagement de confidentialité devra être signé par toutes les personnes qui participeront physiquement ou à distance à la soutenance. Les documents devront être transmis à la DRED par le Directeur de thèse en même temps que les documents de soutenance.

 
b) Vous avez besoin de faire usage de la visioconférence :
La présence physique de tous les participants dans la salle où se déroule la soutenance est la règle de base.
RAPPEL : au moins 4 membres présents physiquement (sur les 4 membres doivent être présents obligatoirement : le Président du jury, le Directeur de thèse et un membre du jury extérieur) pour que la soutenance soit valide. L’usage de la visioconférence constitue une exception à cette règle et n’est envisageable qu’en cas de force majeure et circonstances exceptionnelles. Le Président du jury ne peut pas siéger en visioconférence.
- Complétez le Formulaire de demande de visio-conférence
- Déposez le sur la plateforme ADUM en même temps que les autres dérogations.

 
c) Vous souhaitez soutenir votre thèse hors locaux Lyon 1
- Déposez le sur la plateforme ADUM en même temps que les autres dérogations.

 
d) Vous souhaitez faire valoir une reconnaissance de votre mobilité internationale
- Complétez le formulaire de demande de mobilité Internationale
- Déposez le sur la plateforme ADUM en même temps que les autres dérogations.


 

ATTENTION : lorsque l’Ecole doctorale est signataire vous devez lui communiquer le ou les documents pour signature avant de les déposer dans ADUM.
Tous les documents doivent être complétés, signés, scannés et déposés sur la plateforme ADUM en un seul PDF. Les documents photographiés ne seront pas acceptés.


 

4 - Vous pouvez soumettre votre demande

Attention d’avoir bien vérifier toutes les informations car vous n’aurez plus la main sur votre dossier. nous vous conseillons d’utiliser la check list pour un dernier contrôle.


 

5 - Votre Directeur de thèse sera informé par mail de votre demande de soutenance. Il devra la vérifier et en valider la composition.


 

6 - Dès validation du Directeur de thèse, votre gestionnaire du Pôle Doctorat & HDR aura accès à votre dossier pour vérification de la conformité administrative (respect des règles) et validation.

Si votre dossier n’est pas conforme, elle redonnera la main à votre directeur de thèse pour modification.

Si votre dossier est validé, la Direction de l’école doctorale en sera informée, devra effectuer la vérification scientifique de votre jury et émettre un avis sur la soutenance.

ATTENTION : A cette étape, le Directeur de l'Ecole Doctorale peut demander des modifications dans votre jury (remplacement ou suppression d'un membre ou rapporteur...).



► J-8 SEMAINES AVANT LA DATE DE SOUTENANCE

 

1er POINT DE BLOCAGE POSSIBLE

Votre manuscrit doit être impérativement déposé sur la plateforme ADUM

ATTENTION : Aucun délai supplémentaire ne sera accordé pour le dépôt du manuscrit, la procédure ADUM est bloquée, vous devrez repousser la date de votre soutenance.


Votre gestionnaire au Pôle Doctorat & HDR désigne au nom de l’Université Lyon 1 vos rapporteurs et leur indiquent la date limite de retour des rapports.

Vos rapporteurs pourront télécharger votre manuscrit (vous devez vous assurer en amont qu’ils ne souhaitent pas également une version papier).



► J-4 SEMAINES AVANT LA SOUTENANCE : RAPPORTS DES RAPPORTEUR

1 - Vos rapporteurs déposent leur rapport directement sur la plateforme ADUM. Les rapports ne sont visibles que par la direction de l’Ecole Doctorale et le Pôle Doctorat & HDR.
En cas de retard votre gestionnaire du Pôle Doctorat & HDR fera les relances nécessaires. Vous ou votre équipe encadrante ne devez pas prendre contact avec les rapporteurs.
 

2 - Au vu des rapports des rapporteurs, la Direction de l’Ecole doctorale émet un avis sur l’autorisation à soutenir.
 

2ème POINT DE BLOCAGE POSSIBLE

ATTENTION : Si vous n’avez pas le statut « INSCRIT » dans ADUM, vous ne serez pas autorisé à soutenir par l’Université Lyon 1.

Aucun délai supplémentaire ne sera accordé pour l’inscription la procédure ADUM est bloquée, vous devrez repousser la date de votre soutenance.


3 - Le Président de l’Université Lyon 1 vous autorise à soutenir. Vous en serez informé par mail et recevrez ultérieurement votre notification officielle (par mail).


4 - Vous devez vérifier sous 48 h les informations concernant votre soutenance (titre de la thèse en français et en anglais, date, heure, lieu, salle …) et faire les modifications le cas échéant.

ATTENTION ce sont ces informations qui seront transmises aux membres de votre jury lors de la convocation. Elles doivent donc être justes.


5- Vous pouvez envoyer une copie de votre manuscrit aux membres de votre jury.



► J-1 SEMAINE AVANT LA DATE DE SOUTENANCE : DERNIERE LIGNE DROITE

 

Votre gestionnaire réalise les dernières formalités administratives :

  • Publicité de la soutenance sur le site web de l'Université (sauf soutenance à huis clos)
  • Convocation des membres du jury, les rapports des rapporteurs leur sont transmis

Vos documents de soutenance sont disponibles sur l’interface de votre directeur de thèse. Il doit les imprimer et les amener avec lui pour la soutenance.

 

► JOUR J : SOUTENANCE


A l'issue de la soutenance, si vous êtes admis.e, vous devez prêter serment devant vos pairs.
Texte du serment du docteur



 

► APRES LA SOUTENANCE

 

1- Le président de votre jury ou votre directeur de thèse transmet au Pôle doctorat & HDR les documents de soutenance ORIGINAUX, COMPLETES ET SIGNES par courrier postal.

2. Votre gestionnaire réalise votre attestation de réussite et vous l’envoie par courrier postal.

3 – Vous devez déposer la version définitive de votre manuscrit de thèse sur ADUM au plus tard dans les trois mois qui suivent la soutenance de thèse.


 

Edition du diplôme

Lorsque votre diplôme sera édité, vous serez informé de sa disponibilité et des différentes procédures pour l’obtenir.


Avant de contacter le Pôle Doctorat & HDR, vérifiez si votre question trouve réponse dans la FAQ du doctorat à Lyon 1.