L’UCBL, pilote d’une expérimentation pour simplifier et dynamiser la recherche scientifique

En partenariat avec l’INSERM, le CNRS, l’INRAE, l’ENS de Lyon, l’INSA de Lyon et les Hôpitaux Civils de Lyon, l’UCBL a engagé un travail de concertation et d’analyse approfondi, soutenu par des comités de pilotage, groupes de travail et retours des équipes de recherches des unités mixtes de recherche dont l’UCBL est tutelle. Les résultats des travaux menés depuis un an au sein du consortium ont permis de premières avancées notables dans la simplification d’une série de procédures administratives : 

a. Mesures actées 

1. Simplification des justificatifs pour frais de mission : un décret national, publié en juillet 2024, simplifie les remboursements des frais de mission, réduisant le temps de traitement et la charge administrative pour les personnels et permettant d’aboutir à une harmonisation des pratiques entre les tutelles (suppression par exemple de l’obligation de fournir des justificatifs de repas effective pour l’UCBL depuis 2015). 

2. Généralisation de la carte achats : la généralisation et la simplification de l’utilisation des cartes achats sont déployées pour la grande majorité des partenaires. Cette généralisation pour une attribution à la demande des DU est en déploiement à l’UCBL.  

3. Suppression de l’obligation des 3 devis : pour des achats inférieurs à 40 K€ (25 K€ pour l’INSERM), la procédure est allégée avec la suppression des devis multiples (mesure en vigueur au sein de l’UCBL qui a supprimé l’obligation des trois devis dans le cadre du plan de simplification de la chaîne financière et comptable), permettant un gain de temps significatif sur les procédures d’achats. 

4. Adhésion aux sociétés savantes : les procédures en place pour chaque tutelle pour adhérer aux sociétés savantes seront communiquées aux chercheurs afin de favoriser l’adhésion à ces sociétés dans le cadre des activités de la recherche. En particulier, l’UCBL autorise la prise en charge par l’établissement des adhésions. 

5. Simplification des facturations entre plateformes et UMR : la mise en place de projets de coopérations public-public, dans le cadre des plateformes et de leur facturation entre les différentes tutelles, permet la facturation sans avoir recours à un marché.  

6. Délégations de signature pour engagement financier et missions : la délégation est harmonisée et peut être donnée à des personnels de catégorie A et B et ayant pour employeur un autre établissement que le délégant.  

7. Utilisation des CDI de mission, contrats de projet : l’utilisation des CDI de missions et contrats de projet fera l’objet d’une campagne d’information, après avis de la commission de recherche, pour en encourager l’utilisation lorsque les conditions sont réunies (notamment durée des financements obtenus). La note de cadrage de la politique ressources humaines 2024-2025 de l’UCBL inclue d’ores et déjà les modalités de déploiement. 

8. Formations communes et des nouveaux entrants permanents : un travail de communication sur les formations proposées dans le cadre du catalogue Convergence est initié. Des formations communes commencent à être proposées entre partenaires. Une stratégie pour la mutualisation des formations aux nouveaux entrants permanents et aux DU est en cours de définition. 

9. Signature des accords de confidentialité : afin de simplifier et d’accélérer les procédures sur la signature des accords de confidentialité, une convention a été signée entre LIP et l’UCBL, délégant à LIP la signature des conventions de l’établissement. Des délégations similaires aux filiales existent au niveau de l’INSERM et de l’INSA. 

10. Paiement des participants à des protocoles RIPH : la procédure de paiement des participants aux protocoles RIPH dans les essais cliniques ambitionne d’être simplifiée dans le cadre des expérimentations à dimension conséquente, réduisant ainsi les délais et les complications administratives. Il est possible de faire appel à une société-tierce afin de créer un unique fournisseur pour l’ensemble de l’expérimentation (procédure utilisée le cas échéant par l’INSERM). Une réflexion est également en cours pour simplifier les procédures en interne. 

b. Mesures en déploiement, faisant l’objet d’une note inter-tutelle en cours de rédaction 

1. Ordre de mission unique : une note est en cours de rédaction pour permettre l’auto-suffisance d’un ordre de mission du financeur, dans le cas d’une mission financée sur des crédits différents de ceux de l’employeur. Cela simplifiera considérablement les démarches pour les missions en évitant une double procédure de demande.  

2. Conventions de reversement : une convention-cadre est en cours de rédaction pour autoriser les reversements sans convention en dessous d’un seuil de 100 000€ pour les projets scientifiques.  

c. Mesures en développement, ayant obtenu l’aval du COPIL de l’expérimentation 

1. Équipe volante pour remplacement des absences temporaires : un projet pilote vise à constituer un équipe volante multi-tutelles pour gérer les absences temporaires, assurant ainsi la continuité des activités administratives en support à la recherche. L’équipe volante préexistante au CNRS sera renforcée a minima par des moyens UCBL. 

2. Seuil des immobilisations : afin de réduire la lourdeur administrative associée à l’équipement des laboratoires, la prise en compte de l’inflation depuis la fixation de son seuil à 800€, l'UCBL instruit la possibilité de s’aligner vers les seuils d’immobilisation des ONR, mieux-disantes, en élevant celui-ci à 1500€ pour les achats scientifiques (hors immobilier et informatique). 

3. Signature électronique : la signature électronique se déploie à un rythme différent selon les partenaires. Il a été demandé de prioriser la signature électronique pour les conventions de stage. 

4. Télétravail des doctorants : en suivant les pratiques installées par les ONR et l’ENS, mieux-disantes, un cadre formalisé pour le déploiement du télétravail des doctorants est en cours de finalisation pour l’UCBL, définissant un forfait de jours flottants. 

5. Carrière des MCU et PUPH : dans l’objectif de faciliter les modulations entre recherche/enseignement/pratique hospitalière pour les MCUPH et PUPH, un GT dédié a été mis en place pour réfléchir aux possibilités et maintenir le lien avec la réflexion nationale en cours pour la simplification. 

6. DIALOG : le travail pour le déploiement de l’outil sur l’ensemble des unités du site est en cours. 

Des remontées aux GT nationaux  

1. Seuil des marchés publics pour les achats scientifiques : une révision des seuils permet d’éviter la procédure lourde de mise en concurrence pour les achats scientifiques, simplifiant ainsi les acquisitions de matériel. 

2. Continuité des financements : afin de fluidifier le développement et la conduite des projets obtenus sur appel à projet, et de permettre à la recherche de s’inscrire dans un temps long, il s’agit de faire valoir une option de continuité des financements sur la base d’un dossier réduit. 

3. Recherche humaine et animale : une réflexioCertaines mesures, vectrices d’une simplification significative des procédures, nécessitent un arbitrage au niveau national pour prendre effet. Des GT nationaux, organisés par France Université d’une part et par l’IGESR d’autre part, permettent aux représentants de l’expérimentation sur le site lyonnais de rendre visible et d’inciter à travailler sur des aspects clés du quotidien des activités de recherche.  n pour la simplification et l’explication des procédures pour les autorisations en recherche humaine, recherche animale et l’utilisation des déchets humains sera soumise lors des GT nationaux. 

4. Guichet unique FSD : avec une réflexion pour un guichet ou décision unique. Il s’agit de permettre une gestion simplifiée, centralisée et transparente des demandes effectuées auprès des fonctionnaires sécurité défense. 

L’UCBL poursuit activement son engagement dans cette expérimentation pour transformer durablement les pratiques administratives et offrir un environnement plus favorable à la recherche. 

Le président de l’Université Claude Bernard Lyon 1, Frédéric Fleury, exprime sa gratitude envers l’ensemble des personnels de l’université impliqués ainsi qu’aux établissements partenaires pour leur engagement en faveur de ces démarches de simplification. Il tient également à remercier tout particulièrement Philippe Dugourd, Directeur de l'Institut Lumière Matière, chargé de piloter ce projet.