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Le pôle doctorat toujours actif et réactif

Au sein de la direction de la recherche et des études doctorales, le pôle doctorat & HDR reste actif et à l'écoute des étudiants et enseignants-chercheurs pendant le confinement.

En confinement, les agentes continuent d'assurer la gestion du calendrier des soutenances et les inscriptions administratives pour la rentrée 2020.


Les soutenances de thèse 

Constituant une grande part de l’activité du pôle, l’accompagnement des soutenances de thèse et d’habilitation à diriger des recherches (HDR) se poursuit à distance pendant le confinement. L’émergence de la pandémie Covid-19 a entraîné la reprogrammation de soutenances, ce qui n’a pas pour autant perturbé l’organisation du service. « Il arrive parfois que des soutenances soient repoussées, ou reportées pour diverses raisons. Nous étions déjà préparées à cette éventualité », explique Fabienne. 
 


D’après les gestionnaires, de nombreuses personnes amenées à soutenir préfèrent repousser leur date en attendant que le contexte soit plus propice à une soutenance en présentiel. Les soutenances de thèse restent cependant moins reportées que les soutenances d’HDR. « Je pense que les enseignants-chercheurs préfèrent de « vraies » soutenances, car c’est aussi l’occasion de se retrouver avec les membres du jury. Bien souvent ils se connaissent, donc c'est aussi un moment agréable » précise Gisèle.

Des soutenances restent cependant maintenues en visio-conférences. Les premiers concernés sont les étudiants étrangers. « Ce sont les étudiants les plus pressés de soutenir, parce qu’ils veulent pouvoir repartir dans leur pays le plus rapidement possible. Dans le contexte actuel, ils ont hâte de pouvoir rentrer chez eux ».

 

Les inscriptions administratives

Avec de nombreux outils déjà mis en place, le pôle doctorat a pu assurer la continuité pédagogique durant le confinement. En particulier, les agentes ont réalisé la gestion des inscriptions administratives pour l’année 2019-2020. « De nombreuses démarches sont déjà accessibles en ligne, ce qui fait que nous avons pu nous adapter rapidement au confinement. Nous avons ainsi déjà réalisé la plus grande partie des inscriptions » confie Gisèle. 

L’envoi des attestations et des diplômes peut également se faire par courrier. Des procédures sont déjà en place. Un point reste difficile à gérer : le paiement des droits d’inscriptions à l’université. « Nous privilégions cette action en présentiel. Nous pourrons les gérer dès le début du déconfinement » ponctue Fabienne.

 

Maintenir le lien avec les étudiants et les agents

Depuis le début du confinement, les gestionnaires poursuivent ainsi le suivi individuel des étudiants et agents. « Nous avions l’habitude de recevoir des étudiants ou des enseignants-chercheurs au pôle, mais le suivi reste le même à distance. Nous échangeons par mail ou directement par téléphone avec eux, selon les besoins de chacun » affirme Marion. Un pôle donc toujours actif et réactif, qui rassure étudiants et enseignant-chercheurs. « On voit que des étudiants et directeurs de thèse sont contents de savoir que le pôle doctorat est toujours ouvert. Certains n’étaient pas sûrs que nous soyons toujours en activité ».


Un lien maintenu qui a aussi évolué depuis le début du confinement. Compte tenu du contexte, les relations avec les agents ou les étudiants semblent différentes. « C’est agréable d’observer des tournures de phrases plus personnalisées dans les mails » confie Fabienne. « On m’a dit par exemple en conclusion d’un mail :  je vous remercie et j’espère que vous travaillez dans de bonnes conditions ». Un petit plus non-négligeable dans cette situation de distanciation sociale. 


Pour en savoir plus

Le pôle doctorat 
Procédure d'inscription en doctorat 
Publié le 28 avril 2020 Mis à jour le 29 avril 2020