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Comment organiser sa soutenance de thèse ?

1 - LA REDACTION DU MANUSCRIT

 Pour vous aider à rédiger votre manuscrit de thèse, vous pouvez utiliser le Guide pour la rédaction et la présentation des thèses.

L'utilisation de la page de garde du manuscrit est obligatoire pour toutes les thèses y compris les thèses en cotutelle où le logo de l'établissement étranger pourra être ajouté. Aucun autre logo ne doit apparaître sur la page de garde (laboratoire, entreprise, organisme financeur, etc.).

 

2 - LA CHRONOLOGIE DE LA SOUTENANCE

 Pour mesurer dans le temps les différentes étapes nécessaires à la préparation de votre soutenance,  le Pôle Doctorat & HDR met à votre disposition un calendrier individuel de soutenance. En entrant simplement votre date de soutenance, les échéances à respecter vous seront indiquées.
     

 ► J-10 semaines :

 ► J-9 semaines :

  • Vous devez faire signer votre "Proposition de rapporteurs et de membres du jury" que vous aura transmis votre gestionnaire, par votre directeur de thèse et votre directeur d'Ecole Doctorale.
  • Déposer en ligne votre manuscrit et votre contrat de diffusion sur le site de la BU :
=> Accéder aux pages sur la procédure de dépôt
=> Accéder au formulaire de dépôt : Attention, il est indispensable de vous prémunir de vos identifiants étudiant (ex : p1XXXXX)

 ► J-8 semaines :

  • Vous devez retourner par mail votre « Proposition de Rapporteurs et de membres du jury » signée à votre gestionnaire du Pôle Doctorat & HDR accompagné de :
=> l'attestation de dépôt du manuscrit délivré par la BU, 
=> d'un résumé sous format Word,
=> des éventuelles demandes de dérogation.
  • Votre gestionnaire du Pôle Doctorat & HDR écrit à vos rapporteurs pour les avertir de leur désignation et leur signifier la date limite de retour de leur rapport.
  • Vous envoyez votre manuscrit aux rapporteurs.

 ► Entre J-4 et J-3 semaines :

  • Retour des rapports rédigés par les rapporteurs au Pôle Doctorat & HDR. 
  • Si tous les avis des rapporteurs sont favorables à la soutenance, votre gestionnaire transmet les rapports au Directeur de votre ED pour avis.
  • L’autorisation de soutenir vous est accordée par l’établissement.

 ► J-3 semaines :

Votre gestionnaire réalise les dernières formalités administratives : attribution du numéro d'ordre, préparation de l'autorisation de soutenance, publicité de la soutenance sur le site web de l'Université, préparation des documents de soutenance (PV et rapport) ...
 

 ► Jour J : SOUTENANCE  


► Après Jour J :

  • Le président de votre jury (ou vous-même) transmet les originaux des documents de soutenance (PV et Rapport) complétés et signés  
  • La gestionnaire réalise votre attestation de réussite
  • Vous devez déposer la version définitive de votre manuscrit via le formulaire, onglet "second dépôt" (au plus tard dans les trois mois qui suivent la soutenance) 

FOCUS SUR LE CHOIX DES RAPPORTEURS ET LA COMPOSITION DU JURY

 

Ce choix doit se faire en tenant strictement compte des articles 17 et 18 de l’arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat et des règles UCBL en matière de soutenance de thèse ou des règles UCBL en matière de soutenance de thèse en cotutelle.

 

LES RAPPORTEURS - Le candidat doit proposer au moins 2 rapporteurs :

- tous extérieurs à l’UCBL , à l’Université partenaire (dans le cas de cotutelles), à l’école doctorale, à l’Unité de Recherche ou l’entreprise où est rattaché le doctorant ;

- tous habilités à diriger des recherches (Professeurs ou assimilés), Docteur d’Etat, ou, pour les rapporteurs étrangers, d’un niveau scientifique équivalent à celui que sanctionne l’H.D.R.

  

LE JURY DE THESE - composé d'au moins 4 à 8 membres :

- dont la moitié au moins de professeurs ou assimilés (la liste des assimilés professeurs se trouve en annexe des règles UCBL) ;

- dont la moitié au moins extérieure à l’UCBL et à l’école doctorale, à l’Unité de Recherche ou à l’entreprise où est rattaché le doctorant du candidat.
Attention !!  pour les cotutelles, les membres de l’Université partenaire ne peuvent pas être considérés comme des personnalités extérieures.

-
dont un enseignant chercheur de l'UCBL (Professeur ou Maître de Conférences avec HDR)

- La composition du jury doit permettre une représentation équilibrée des femmes et des hommes.
 
 

3 - LES DEMANDES DE DEROGATIONS POSSIBLES :

 

   - La demande de confidentialité du manuscrit et/ou soutenance à huis clos: Vous devez transmettre le formulaire de demande de confidentialité + la lettre de motivation par mail à la gestionnaire en charge de votre école doctorale au Pôle Doctorat & HDR. Vous serez informé par mail de la décision du Vice-Président Recherche.


- La demande de soutenance en dehors des locaux UCBL : Il vous appartient de réserver votre salle pour votre soutenance.
L’UCBL met à votre disposition une liste de lieux autorisés pour une soutenance. Si vous souhaitez soutenir dans une salle qui ne se trouve pas dans cette liste, vous devez transmettre par mail à à la gestionnaire en charge de votre école doctorale au Pôle Doctorat & HDR, un courrier explicitant les raisons de votre choix.


- La demande de Visioconférence
: La présence physique de tous les participants dans la salle où se déroule la soutenance est la règle de base. (au moins 4 membres présents physiquement pour que la soutenance soit valide).                   
L’usage de la visioconférence constitue une exception à cette règle et n’est envisageable qu’en cas de force majeure et circonstances exceptionnelles. La visioconférence ne peut se faire qu’avec une seule destination
.
Vous devez transmettre par mail à la gestionnaire en charge de votre école doctorale au Pôle Doctorat & HDR, un courrier indiquant le nom de la personne en visioconférence et explicitant les raisons pour lesquelles elle ne peut pas se déplacer.

 

  • Dates
    Paru le 30 novembre 2016, Mis à jour le 21 septembre 2018
  • Type
    Procédure