Le travail en confinement, ça marche comment ?

En cette période exceptionnelle de confinement en raison de l’épidémie de COVID-19, tous les personnels de l’Université sont invités, afin d’assurer la continuité de service, à poursuivre leur activité à distance, autant que possible, si leurs fonctions et l’équipement informatique le permettent.

Pour autant, entre les « maman, papa, je m’ennuie !», les leçons sur le passé-simple ou la préparation du bac de math, le réseau qui ne marche pas toujours, on sait que ce n’est pas facile de télé-travailler ! D’ailleurs techniquement il ne s’agit pas de télétravail, qui lui est règlementé, mais de travail à distance dans un contexte exceptionnel.

La réalité c’est que tout ce système repose sur vous toutes et tous. Il est vital de pouvoir assurer un service minimum et même si les conditions ne sont pas toujours optimales ce qui peut être fait par chacun permet de faire avancer les choses, de garder du lien. Tout le monde ne pourra pas être 7H30 par jour devant son écran, mais nous comptons sur la mobilisation des personnels et la compréhension des directeurs de service.

Plusieurs situations sont à prendre en compte dans notre Université

Avec un ordinateur professionnel

Vous disposez d’un équipement professionnel (vous relevez du dispositif de télétravail de droit commun, vous disposez d’un ordinateur portable professionnel ou vous avez pu emmener votre PC fixe professionnel) : sous réserve de ne pas avoir d’enfants de moins de 16 ans à garder (auquel cas vous pouvez demander à être en autorisation spéciale d’absence - ASA), vous êtes donc considérés en télétravail et donc en activité.
Veiller à appliquer les recommandations santé pour votre posture et vos gestes

Avec vos outils personnels

Vous ne disposez pas d’équipement professionnel mais vous acceptez d’utiliser un équipement personnel : sous réserve de ne pas avoir d’enfants de moins de 16 ans à garder (auquel cas vous pouvez demander à être en ASA), vous êtes donc considérés en télétravail et donc en activité.
Veiller à appliquer les recommandations santé pour votre posture et vos gestes

Le confinement avec des enfants

Vous disposez d’équipement professionnel ou d’un équipement personnel et vous avez des enfants de moins de 16 ans à garder, vous êtes invités à faire votre maximum pour maintenir le plus possible votre activité en télétravail, au mieux de ce que vous pouvez faire dans la journée. Mais vous pouvez également bénéficier d’une autorisation spéciale d’absence (ASA) sans jour de carence. Cette autorisation est accordée à raison d’un responsable légal par fratrie sous réserve de justifier de l’absence de solution de garde. Cette autorisation sera accordée jusqu’à la réouverture de l’établissement. N’oubliez pas de partager le temps avec votre conjoint quand c’est possible. Cela permet à chacun d’avoir un temps pour le travail et un temps pour les enfants.

Aucune possibilité de télétravail

Vous ne pouvez pas télétravailler (fonctions non télé-travaillables, pas d’équipement informatique professionnel ou personnel, garde d’enfant de moins de 16 ans incompatible avec une activité en télétravail…) : vous bénéficiez d’une autorisation spéciale d’absence (ASA), nous vous invitons néanmoins à ne pas vous couper complètement de votre équipe quand c’est possible : relevez vos mails et restez joignables au maximum pour aider en cas d’urgence.

Que dois-je déclarer à la DRH ou à mon chef de service ?

Compte tenu des consignes d’ordre général applicables et du fonctionnement actuel en mode dégradé, aucun formalisme n’est exigé pour l’exercice du télétravail ou l’obtention d’une autorisation spéciale d’absence. Ces situations ne feront pas l’objet de décision individuelle particulière dans l’immédiat.

Il est néanmoins demandé à chaque direction et service de tenir un tableau hebdomadaire de suivi afin d’identifier les agents en télétravail et ceux en ASA. Vous devez donc simplement informer par mail votre responsable de service qui lui fera remonter à la DRH.

Un point de situation sera réalisé à l’issue de la période de confinement, pour régularisation.

7 conseils pour réussir à travailler chez soi 

  1. Mettre un réveil, se préparer, s’habiller !

Faites exactement ce que vous auriez fait un jour normal de travail ! Comme ça c’est plus facile de passer du mode maison au mode travail.

  1. Créer son propre espace de travail

Un vrai bureau, une pièce isolée quand c’est possible, une table dédiée, l’idée est de trouver un coin qui est celui du travail.

  1. Rester éloigné des sources de distraction

Télévision, radio, autant de tentations, pour être au maximum de ses capacités il faut éviter les sources de distraction et rester concentrer

  1. Organiser son planning

Dès le matin pensez à organiser votre journée de travail avec un planning précis qui peut inclure aussi toutes les activités annexes à faire dans la maison

  1. Ne pas oublier de faire des pauses

Accordez-vous du temps pour vous pour vous aérer l’esprit !

  1. Se mettre d’accord sur une méthode de travail

Faites des points réguliers avec votre équipe, répartissez-vous clairement les tâches. Si vous êtes manager pensez à garder le lien et faites un point régulier avec vos équipes par téléphone et par mail.

  1. Prendre soin de soi et des autres !

On pense à soi, on essaye de faire du sport, de s’oxygéner quand on le peut, téléphonez à vos amis et votre famille, gardez du lien. Soyons toutes et tous responsables et solidaires

 

Se former au télétravail 

Pour vous aider dans votre quotidien pendant cette période de confinement, vous pouvez accéder gratuitement à 3 modules de formation en e-learning proposés par l’organisme de formation CEGOS : 
  • Réussir son télétravail
  • Animer une réunion à distance (idéal pour les managers et les chefs d’équipes)
  • Gérer son stress  
Pour accéder à ces modules, il suffit d'aller sur le lien suivant et de remplir le formulaire en bas de page dans le cadre grisé qui apparaitra lorsque vous ouvrirez le lien ► https://www.cegos.fr/actualites/news/actualite-covid-19-cegos-vous-donne-acces-a-des-ressources-en-ligne-pour-organiser-efficacement-votre-teletravail
Vous recevrez ensuite un mail de CEGOS avec un lien pour accéder à chacune des 3 formations proposées ci-dessus. Chaque module dure entre 10 et 15 minutes.
 
Publié le 1 mars 2020 Mis à jour le 6 avril 2020